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Veröffentlicht: 16. August 2019

Bereits im Oktober 2018 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) einen Entwurf zur Neufassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) veröffentlicht.

Mit dem Schreiben des BMFs vom 11. Juli 2019 wurde die GoBD Neufassung vorgestellt, wie sie für Besteuerungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen angewendet wird. Die Anwendung der Neufassung auf Besteuerungszeiträume, die vor dem 1. Januar 2020 enden, wird jedoch ausdrücklich nicht beanstandet. Somit sind aus der Neufassung erwachsende Erleichterungen ab sofort umsetzbar.

Die Neufassung reagiert auf den technologischen Fortschritt und den voranschreitenden digitalen Wandel. Eine wesentliche Änderung der GoBD durch die Neufassung ist die Gleichstellung vom Fotografieren von Belegen und dem stationären Scanvorgang (in Randziffer 130). Ein Abfotografieren bzw. die bildliche Erfassung wird hierbei mit den verschiedensten Arten von Geräten (z.B. Smartphones) gestattet. Somit nehmen die Möglichkeiten der Digitalisierung von Papierbelegen zu. Zusätzlich wird eine bildliche Erfassung im Ausland erlaubt, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden. Relevant ist dies beispielsweise bei Belegen über eine Dienstreise.Der Terminus „bildliche Erfassung“ ersetzt in der gesamten Neufassung den bisher verwendeten Ausdruck „scannen“.

Eine weitere Neuerung in den GoBD betrifft die Konvertierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format. Die GoBD in ihrer alten Fassung schrieben vor, beide Formatversionen zu archivieren und mit demselben Index zu verwalten. Gemäß der Neufassung ist (unter der Randziffer 135) geregelt, dass unter Beachtung der (unter dieser Randziffer) genannten Anforderungen die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ausreichend ist. Die dazu notwendigen Anforderungen verlangen, dass keine bildliche oder inhaltliche Änderungen vorgenommen werden, bei der Konvertierung keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen, das Verfahren der Konvertierung dokumentiert wird und die maschinelle Auswertbarkeit sowie der Datenzugriff durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt werden.Dies bedeutet eine Erleichterung in der Archivierung von digitalen Dokumenten, die in unternehmenseigenen Formaten verwendet werden.

Weitere Neuerungen betreffen zum Beispiel die Cloud-Systeme, die explizit in den Anwendungsbereich der GoBD aufgenommen werden (Randziffer 20) sowie die verpflichtende Einrichtung einer Änderungshistorie bei Verfahrensdokumentationen (Randziffer 154).

Durch die Neufassung wird eine durchgängigere Digitalisierung ermöglicht und dem fortschreitenden technologischen Fortschritt nachgekommen. Dennoch ist beispielsweise auf die im Vorfeld geforderte Abgrenzung von Haupt-, Vor- und Nebenbüchern, die bei immer komplexer werdenden Systemen zunehmend relevant wird, nicht eingegangen worden.

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