LEISTUNG, DIE ÜBERZEUGT.
PARTNERSCHAFT, DIE BLEIBT.
KOMPETENZ, DIE BEWEGT.
Veröffentlicht: 03. Juli 2019

Nicht erst seit dem enormen Aufstieg von Google oder Facebook, deren Hunger nach Daten schier unstillbar scheint, ist bekannt, dass Daten einen enormen Wert haben. Dass die Nutzung von Daten eine zentrale Rolle im 21. Jahrhundert haben wird, bewahrheitet sich auch für die Verwaltung heute mehr denn je.

Effizienzvorteile nutzen!Ob dies eine Fehleinschätzung ist, wird die Zeit zeigen. Im Fall der zuvor genannten Konzerne stellen Daten eine wesentliche Grundlage für ihren wirtschaftlichen Erfolg dar. Da für kommunale Strukturen der wirtschaftliche Erfolg durch die Vermarktung von Daten nach aktueller Gesetzeslage ausgeschlossen ist, können wir die möglichen Effizienzvorteile im Verwaltungshandeln genauer betrachten.

Schritt für Schritt zum gewünschten Ergebnis

Die Massendatenanalyse kann im Wesentlichen in drei Prozesschritte unterteilt werden:

massendatenanalyse

Die Datenselektion ist der Startpunkt und stellt im Zeitalter der großen Datenberge eine Herausforderung dar. Als Beispiel speichert die Finanzbuchhaltungssoftware infoma ihre Daten in 4.063 Tabellen ab. Jede Tabelle hat mehrere Spalten, in denen die Daten je Zeile abgespeichert werden. Bei einer Stadt mit ca. 50.000 Einwohnern benötigen Datenbestände schon Gigabyte an Speicherplatz. Welche Tabelle und welche Spalte die Information enthält und somit für die Datenanalyse wertvoll ist, ist eine Kernkompetenz.

Die Aufbereitung der Daten verlangt nun Erfahrung in einer kommunalen Struktur, in der Methodenkenntnis, der Softwareverfügbarkeit und ihre -beherrschung.

Datenanalyse zum IKS –Schwachstellenanalyse nutzenErgebnisse der Datenanalyse eignen sich besonders gut zur Beurteilung des Kontrollumfelds bzw. der Identifizierung von Schwachstellen im Kontrollsystem. Besonders IT-gestützte Geschäftsprozesse (z. B. Schnittstellen zwischen Haupt- und Nebenbüchern), die prozessintegrierte Kontrollen enthalten, sind auf Grund ihres hohen Automatisierungsgrades für Daten-analysen gut geeignet.

Massendatenanalyse in der kommunalen Praxis – Inventurerleichterung

Ein mögliches Anwendungsbeispiel der Massendatenanalyse in der Kämmerei ist die körperliche Inventur gemäß § 29 KomHVO NRW und damit im Zusammenhang stehende Inventur-vereinfachungsverfahren gemäß § 30 KomHVO NRW.

Massendaten als InventurvereinfachungsverfahrenEs werden zwei Inventurarten unterschieden. Die körperliche Inventur erfolgt durch das Zählen, Messen oder Wiegen aller körperlichen Vermögensgegenstände mit nachfolgender Bewertung. Die nichtkörperlichen Positionen, wie z. B. Schulden, Forderungen, immaterielle Vermögensgegenstände und Rechnungsabgrenzungsposten, sind wertmäßig auf Grund buchhalterischer Aufzeichnungen oder Belege festzustellen. Diesen Vorgang bezeichnet man als Buch- bzw. Beleginventur.

Für die Stadt sind ergänzend zu den Bestimmungen über die Durchführung der Inventur bestimmte Inventurvereinfachungen nach § 30 KomHVO NRW zugelassen. Diese Vereinfachungen sollen dazu dienen, die Wirtschaftlichkeit der gemeindlichen Inventur zu erhöhen. Unter den Voraussetzungen des § 30 Abs. 2 GemHVO NRW kann die körperliche Inventur auch mit Hilfe mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben erfolgen, wenn die Inventur einer tatsächlichen Bestandsaufnahme gleichkommt und das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht.

Im Vergleich zur vollständigen körperlichen Inventur stellt die Stichprobeninventur eine Vereinfachung hinsichtlich Zeitaufwand und Kosten der Inventarisierung dar, da der Umfang der aufzunehmenden Vermögensgegenstände deutlich vermindert wird. Praktische Relevanz hat eine Stichprobeninventur nur bei besonders großen Beständen, die aus mehreren tausend Posten bestehen. Die klassischen Anwendungsfälle der Stichprobeninventur sind Bestände (z. B. bewegliche Vermögensgegenstände aus dem Bereich der Betriebs- und Geschäftsausstattung), deren Aufnahme durch eine vollständige körperliche Bestandsaufnahme nicht möglich, mit zu großen Unsicherheiten behaftet oder nicht zumutbar ist. Da die beweglichen Vermögensgegenstände einen geringen Einfluss auf die Bilanzsumme der Kommune haben, ist eine Stichprobeninventur ein geeignetes Hilfsmittel und entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Inventur (GoI). Ein mögliches und anerkanntes Stichprobenverfahren ist das Monetary Unit Sampling Verfahren.

Zusammenfassung

Massendatenanalysen können aus den oben genannten Gründen ein wirksamer Baustein im modernen Verwaltungsmanagement sein. Massendaten als Baustein Modernes VerwaltungsmanagementEntscheidend ist, dass eine Einführung nicht nur ein rein technisches Implementierungsprojekt ist. Vielmehr sind eine hohe organisatorische Expertise und ein generelles Grundverständnis von Verwaltungsstrukturen maßgeblich um im Datendschungel den Durchblick zu behalten. Die dargestellten Praxisbeispiele sind im keinem Fall als abschließend zu verstehen. Praxisbeispiele lassen sich leicht im Bereich des kommunalen Controllings bzw. Reportings ergänzen. Für eine Implementierung sprechen Sie uns gerne an!

 

Ihr Ansprechpartner:

Andreas Jürgens, Diplom-Ingenieur, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Geschäftsführer

Andreas Jürgens

Diplom-Ingenieur, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Geschäftsführer

0251 322015-0
Andreas.Juergens

Handeslblatt: Beste Wirtschaftsprüfer 2019 -  Concunia GmbH StBG WPG
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