LEISTUNG, DIE ÜBERZEUGT.
PARTNERSCHAFT, DIE BLEIBT.
KOMPETENZ, DIE BEWEGT.
Veröffentlicht: 15. Oktober 2019

Die Digitalisierung erhöht in vielen kommunalen Verwaltungen den Druck auf die vorhandenen Organisationsstrukturen. Ist meine Organisation richtig aufgestellt und reichen die technischen und personellen Ressourcen aus, um den neuen Anforderungen von außen, aber auch aus der eigenen Verwaltung gerecht zu werden? Ist der Bürger noch im Mittelpunkt des Verwaltungshandelns und was machen die umliegenden Kommunen und Kreise? Diese und noch vielen anderen Fragen müssen sich die Verwaltungsleitungen stellen.

Im Rahmen einer Organisationsberatung hat das IT-Consulting der Concunia einen Kreis bei der Beantwortung der oben genannten Fragestellungen unterstützt. Konkret wollte die Leitungsebene des Kreises die Frage beantwortet wissen, ob die Weichen für die Zukunft korrekt gestellt sind und ob es Verbesserungspotenziale gibt, um die angespannte Organisation zu entlasten. In offenen Meetings zwischen den Fachbereichen EDV, Organisation und Personalabteilung (inkl. Beteiligung des Personalrats) wurde offen über die anstehenden Herausforderungen gesprochen. Es wurde aktiv über die Schwachstellen in den wichtigsten Prozessen kommuniziert, um gemeinsam Lösungsansätze zu erarbeiten. Die Mitarbeiter/innen haben durch diese offene Kommunikation die Chance erkannt, zur Gestaltung der zukünftigen Organisationsform beitragen können.

Konkret wurde über das Auslagern von einzelnen Ressourcen, über Effizienz in Prozessen und in letzter Konsequenz auch über einen punktuellen Stellenaufbau diskutiert. Als eine Schwachstelle wurden die aufwendigen Vergabeverfahren im Rahmen der EDV-Beschaffung ausgemacht. Eine Lösungsmöglichkeit war in diesem Fall der Anschluss an eine Einkaufsgemeinschaft (Auslagerung der Beschaffung).

Ein Querschnittsamt mit den Aufgaben EDV und Organisation ist in vielen Prozessen mit eingebunden. Um die personelle Belastung genauer zu untersuchen, haben die beteiligten Mitarbeiter/innen die Prozesse und Tätigkeiten dokumentiert, in denen sie eingebunden sind. Dadurch wurde klar, dass auch andere Fachbereiche ihre Kerntätigkeiten an die EDV ausgelagert hatten (effizienter Einsatz von Ressourcen). Als Beispiel ist das Management von Stammdaten und die Rechtevergabe in den einzelnen Fachanwendungen zu nennen. Im Punkto Effizienz wurde des Weiteren das Thema Wissensmanagement betrachtet. Hier wurden die Vorteile eines Ticketsystems in der EDV besprochen. Über dieses System können Problemlösungen der EDV-Abteilung dokumentiert und Schulungsbedarf im gesamten Kreishaus erkannt werden. Zudem erhalten Mitarbeiter mit einem EDV-Problem transparent ein Feedback darüber, wer das Problem wann bearbeitet.

Im Rahmen einer Präsentation werden die einzelnen gewonnenen Erkenntnisse und Handlungsempfehlungen an die Verwaltungsleitung kommuniziert, die dadurch einen Beschluss im Kreistag herbeiführen wird.

Nutzen Sie alle Potenziale, die in Ihrer Organisation stecken, und sind Sie sich sicher, dass Sie für die Digitalisierung gut aufgestellt sind? Gerne beraten wir Sie zu den verschiedenen Fragestellungen rund um das Thema Digitalisierung.

Ihr Ansprechpartner:

Tharmarajah Chelliah, Dipl. Kfm., M.A., Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Geschäftsführer

Tharmarajah Chelliah

Dipl. Kfm., M.A., Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Tax Compliance Officer (C.H. BECK), Geschäftsführer

0251 322015-0
T.Chelliah

Ihr Ansprechpartner:

Andreas Jürgens, Diplom-Ingenieur, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Geschäftsführer

Andreas Jürgens

Diplom-Ingenieur, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Geschäftsführer

0251 322015-0
Andreas.Juergens

Handeslblatt: Beste Wirtschaftsprüfer 2019 -  Concunia GmbH StBG WPG
Handeslblatt: Beste Steuerberater 2019 Concunia GmbH StBG WPG

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