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Veröffentlicht: 06. Januar 2020

GoBD 2020: Neufassung der GoBD

Mit Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 28.11.2019 wurden die ursprünglichen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) nun in einer Neufassung veröffentlicht, die ab dem 1. Januar 2020 gilt.

Eine vorherige An-wendung auf Besteuerungszeiträume, die vor dem 31.12.2019 beginnen, wird erneut nicht beanstandet. Nachfolgend möchten wir Sie über die wesentlichen Änderungen informieren:

Im Allgemeinen ist positiv hervorzuheben, dass die Struktur des Erlasses sowie die einzelnen Randziffern im Vergleich zur alten Fassung unverändert sind. Die vorgenommenen Änderun-gen sind lediglich punktuell und sollen zum einen den technologischen Fortschritt und den voranschreitenden digitalen Wandel wiederspiegeln und zum anderen die gesetzlichen Ver-schärfungen, insbesondere im Bereich der Kassenführung, abbilden.
Folgende vier Änderungen im Vergleich zum BMF-Schreiben vom 14.11.2014 sollten Sie kennen:

1. Buchführungspflichten

Mit der Überarbeitung kam eine Ergänzung (in Randziffer 15) für Kleinstunternehmen hinzu, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln und einen Jahresum-satz bis zu 17.500,00 € erzielen. Hier wurde eingefügt, dass die Anforderungen an die Aufzeichnungen nach den GoBD regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten sind. Spannend ist nun die Diskussion, ob die GoBD für diese Gruppe von Steuer-pflichtigen nur eingeschränkt gelten. Bisher war die Finanzverwaltung der Aufassung, dass auch Kleinstunternehmern die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (Randziffer 30 ff.) oder der Vollständigkeit (Randziffer 36 ff.) erfüllen müssen.

2. Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung – Einzelaufzeich- nungspflicht

Mit der Neufassung der GoBD wurden gesetzliche Änderungen durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sowie den hierzu erschienenen An-wendungserlass zur Abgabenordnung (kurz AEAO zu § 146) angepasst. Grundsätzlich verlangt § 146 Abs. 1 AO die Einzelaufzeichnungspflicht. Die Aufzeichnungspflicht jedes einzelnen Geschäftsvorfalls ist nur dann nicht zumutbar, wenn dies technisch, betriebswirt-schaftlich und praktisch unmöglich ist. Zusätzlich wurde im AEAO zu § 146 AO Randzif-fer 2.2 ff. klargestellt, dass diese Erleichterung der Einzelaufzeichnungspflicht nur zulässig ist, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse), sondern eine offene Laden-kasse verwendet wird.

3. Aufbewahrung

3.1 Elektronische Aufbewahrung

Eine wesentliche Änderung (in Randziffer 130) der GoBD ist die Gleichstellung vom Fotogra-fieren von Belegen (Wortlaut: bildliche Erfassung) und dem stationären Scanvorgang. Ein Abfotografieren bzw. die bildliche Erfassung wird hierbei mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones) gestattet. Somit nehmen die Möglichkeiten der Digitalisierung von Papierbelegen zu. Zusätzlich wird eine bildliche Erfassung im Ausland erlaubt, wenn die Bele-ge im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden. Relevant ist dies beispielsweise bei Belegen über eine Dienstreise. Der Terminus „bildliche Erfassung“ ersetzt in der gesamten Neufassung den bisher verwendeten Ausdruck „scannen“.

3.2 Digitalisierung von Belegen

Eine weitere Neuerung in den GoBD betrifft die Konvertierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format. Die GoBD in ihrer alten Fassung schrieben vor, beide Formatversionen zu archivieren und mit demselben Index zu verwalten. Gemäß der Neufassung ist (unter der Randziffer 135) geregelt, dass unter Beachtung der (unter dieser Randziffer) genannten Anforderungen die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ausrei-chend ist. Die dazu notwendigen Anforderungen verlangen, dass keine bildlichen oder inhalt-lichen Änderungen vorgenommen werden, bei der Konvertierung keine sonstigen aufbewah-rungspflichtigen Informationen verloren gehen, das Verfahren der Konvertierung dokumen-tiert wird und die maschinelle Auswertbarkeit sowie der Datenzugriff durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt werden. Dies bedeutet eine Erleichterung in der Archivierung von digita-len Dokumenten, die in unternehmenseigenen Formaten verwendet werden.

4. Verfahrensdokumentation

Eine weitere Erleichterung für Steuerpflichtige dürfte die Änderung zu Randziffer 154 bringen. Hiernach sind Änderungen einer Verfahrensdokumentation nur noch historisch nachvollziehbar darzustellen. Zuvor war es erforderlich, die jeweilige Verfahrensdokumentation nach einer Änderung zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten.

Fazit:

Durch die Neufassung wird eine durchgängigere Digitalisierung ermöglicht und dem fortschreitenden technologischen Fortschritt nachgekommen. Dennoch ist beispielsweise auf die im Vorfeld geforderte Abgrenzung von Haupt-, Vor- und Nebenbüchern, die bei immer komplexer werdenden Systemen zunehmend relevant wird, nicht eingegangen worden. Die vom Ministerium vorgenommenen GoBD-Änderungen treffen immer noch ein relativ neues Rechtsge-biet des „formellen“ Steuerrechts und können in der Praxis zu Konflikten mit den Finanzämtern führen. Endgültige Rechtssicherheit über die GoBD kann mit hoher Wahrscheinlichkeit erst durch aufkommende Rechtsstreitigkeiten und Finanzgerichtsverfahren gewährleistet wer-den.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ihr Ansprechpartner:

Tharmarajah Chelliah, Dipl. Kfm., M.A., Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Geschäftsführer

Tharmarajah Chelliah

Dipl. Kfm., M.A., Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Tax Compliance Officer (C.H. BECK), Geschäftsführer

0251 322015-0
T.Chelliah

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