LEISTUNG, DIE ÜBERZEUGT.
PARTNERSCHAFT, DIE BLEIBT.
KOMPETENZ, DIE BEWEGT.
Veröffentlicht: 15. Dezember 2018
Consulting

Immer wieder entstehen bei der digitalen Betriebsprüfung Unsicherheiten bei den Beteiligten hinsichtlich des Umfangs des Datenzugriffs und der passenden Verfahrensdokumentation. Ursprung der verschäften Gesetzgebung ist ein Urteilen des BFH vom 16. Dezember 2014 – X R 42/13, X R 29/13 und X R 47/13 – in dem der Betriebsprüfung das Zugriffsrecht auf die Warenwirtschaftssysteme einer Apotheke gewährt wurde.

Der BFH hat entschieden, dass die Finanzverwaltung im Rahmen der Prüfung auch auf freiwillig geführte Aufzeichnungen zugreifen darf, wenn diese für die Besteuerung relevant sind. Dem Datenzugriff unterliegen danach grundsätzlich. auch die Daten aus vorgeschalteten Systemen oder Nebensystemen. Dies bringt nun weitreichende Veränderungen für alle Steuerpflichtigen, da nach den Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) nur die Finanzbuchhaltung im Fokus stand.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie die Finanzbehörden auf die Daten zugreifen können. Dies kann durch einen unmittelbaren Zugriff auf das Datenverarbeitungssystem, den Zugriff durch maschinelle Auswertung durch den Steuerpflichtigen oder die Übergabe eines Datenträgers mit allen relevanten Daten geschehen. Es ist nicht gesetzlich festgelegt, in welchem Programm die Daten des Steuerpflichtigen vorhanden sein müssen. Problematisch ist dies, wenn die Daten nicht mit den Programmen der Finanzbehörden kompatibel sind. Dies reicht zwar nicht als Begründung für eine Schätzung auf Grund formeller Buchführungsmängel aus, es ist aber empfehlenswert bei der Auswahl des eigenen Programms darauf zu achten.

Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung Digitale Buchführungsunterlagen können – um unter das Datenzugriffsrecht zu fallen oder nachträglich digital gespeichert werden – original in einem Datenverarbeitungsprogramm eingespeichert werden. Wichtig ist hier aber auch, dass nur die Unterlagen für den Prüfer relevant sind, die unter die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht fallen. Zum Beispiel fallen Unterlagen aus dem Privatbereich oder Personalakten hier nicht darunter. Sind solche Daten aber nicht trennbar von denen, die die Prüfer einsehen dürfen, müssen auch sie zur Verfügung gestellt werden.

Wer das Thema Digitalisierung im Steuerrecht über einen längeren Zeitraum verfolgt hat dem fällt auf, dass immer mehr formelle Anforderungen an den Steuerpflichtigen gerichtet werden. Mit weitreichenden Dokumentationspflichten und der Sicherung von Grundaufzeichnungen versucht der Gesetzgeber der immer stärker werdene Steuerhinterziehung durch Umsatzverkürzung zu begegnen.

Verfahrensdokumentation Zentraler Dreh- und Angelpunkt für die Erfüllung dieser Pflichten ist die Verfahrensdokumentation.Durch die vorliegende Verfahrensdokumentation wird eine geordnete und sichere Belegablage dokumentiert und durch deren dauerhaften und ununterbrochenen Einsatz im Unternehmen sichergestellt. Das umfasst sowohl konventionelle Papierbelege als auch digitale oder digitalisierte Belege, so dass darauf innerhalb einer angemessenen Frist ein Zugriff und eine Lesbarkeit bzw. Lesbarmachung möglich ist (§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO) sowie ein Datenzugriff durch die Finanzverwaltung im Falle einer Außenprüfung gewährleistet werden kann (§ 147 Abs. 6 AO).

Die Verfahrensdokumentation ist in der GoBD verankert und soll eine Beschreibung von allen Betriebsabläufen, die mit der Buchführung und der Belegablage zusammenhängen, enthalten. Durch das zweite NKF-Weiterentwicklungsgesetz wird nun im neuen § 28 Abs. 5 KomHVO NRW die GoBD für Kommunen verpflichtend ab 1. Janur 2019 eingeführt.

Pflichtverletzung und Schätzung Entstehen im Zusammenhang mit dem gewährten Datenzugriff oder der dargelegten Verfahrensdokumentation Pflichtverletzungen, können Schätzungsanlässe vorliegen. In vielen Fällen muss eine Einzelfallgewichtung der Pflichtverstöße vorgenommen werden. Vermeiden Sie Hinzuschätzungen bei der nächsten Betriebsprüfung. Falls Sie Unterstützung bei der Erstellung der Verfahrensdokkumentation benötigen, sprechen Sie uns an.

Ihr Ansprechpartner:

Tharmarajah Chelliah, Dipl. Kfm., M.A., Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Geschäftsführer

Tharmarajah Chelliah

Dipl. Kfm., M.A., Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Tax Compliance Officer (C.H. BECK), Geschäftsführer

0251 322015-0
T.Chelliah

Handeslblatt: Beste Wirtschaftsprüfer 2019 -  Concunia GmbH StBG WPG
Handeslblatt: Beste Steuerberater 2019 Concunia GmbH StBG WPG

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