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Concunia - Der spezialisierte Partner der öffentlichen Hand

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Veröffentlicht: 03. November 2020

Zulassung von Fachprogrammen für die automatisierte Ausführung der Geschäfte der kommunalen Haushaltswirtschaft gem. § 94 Abs. 2 GO

Das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung (MHKBG) hat in Abstimmung mit der Gemeindeprüfungsanstalt (gpaNRW) einen Erlass veröffentlicht, der die Zulassungspflicht und das Zulassungsverfahren von Fachprogrammen regelt.

Diese Zulassungsregelungen gelten gem. § 94 Abs. 2 GO NRW und treten am 01.01.2021 in Kraft. Demnach sollen Fachprogramme, die der automatisierten Ausführung der kommunalen Haushaltswirtschaft dienen, einem landeseinheitlichen und standardisierten Prüfverfahren unterstellt werden. In Zukunft sollen also Fachprogramme zentral von der gpaNRW auf die Erfüllung technischer und rechtlicher Anforderungen geprüft werden.

Bisher unterlag diese Aufgabe der örtlichen Rechnungsprüfung. Diese soll sich ab dem 01.01.2021 aber auf die örtlichen Rahmenbedingungen in den Kommunen vor Ort beschränken und auf die einheitliche Prüfung durch die gpaNRW aufbauen.

Es bleibt also weiterhin gemäß §§ 104 I Nr. 3 GO, 28 Abs. 5 Nr. 1 KomHVO Aufgabe der örtlichen Rechnungsprüfung, die Fachprogramme vor ihrem Einsatz zu prüfen und die entsprechenden Prüfrahmen festzulegen.

Insbesondere kommunale Körperschaften, die Fachprogramme zur automatisierten Ausführung ihrer Haushaltswirtschaft verwenden, sollen von der Zulassungspflicht gemäß § 94 Abs. 2 GO betroffen sein. Für Eigenbetriebe, eigenbetriebsähnliche Einrichtungen, kommunale Zweckverbände und Anstalten des öffentlichen Rechts besteht diese Pflicht nicht.

Sachlicher Anwendungsbereich des neuen § 94 Abs 2. GO bilden insbesondere Programme, die auf Datenverarbeitungssystemen basieren und der elektronischen Umsetzung und Prozessverarbeitung des kommunalen Haushalts dienen. Gleichzeitig müssen sie den Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. In diesem Sinne unterfallen der kommunalen Haushaltswirtschaft sämtliche Aspekte des 8. Teils der Gemeindeordnung und beinhalten Fachprogramme und Programmfunktionen, die der Erstellung und dem Vollzug des Haushaltsplans, der Finanzplanung und der Rechnungslegung einer kommunalen Körperschaft dienen.

Zu Beginn des Zulassungsverfahrens i. S. d. § 2 Abs. 4 S. 3 GPAG muss ein förmlicher Antrag durch die Hersteller eines Fachprogramms auf Prüfung und Zulassung gestellt werden. Hierzu stellt die gpaNRW ein digitales Antragsformular bereit.

Das eigentliche Prüfverfahren kann von der gpaNRW durch Anwendung verschiedener Verfahren vorgenommen werden. Nach § 2a Abs. 3 GPAG kann die Prüfungstätigkeit mit eigenem Personal und Zertifikaten durchgeführt werden. Alternativ soll die Prüfung auch an Dritte weitergegeben werden können. Des Weiteren kann die gpaNRW ihre Zulassung auch auf Zertifikate Dritter stützen. Hierbei müssen die Zertifikate auf NRW-spezifische Prüfungskriterien abgeglichen werden.

Eine Zulassung erfolgt allerdings nur dann, wenn alle Zulassungskriterien erfüllt sind. Hierzu hat die gpaNRW zusammen mit dem Ministerium für Kommunales am 24.09.2020 eine Verwaltungsvorschrift veröffentlicht, die regelmäßig aktualisiert und erweitert werden soll.

Die Verwaltungsvorschrift gliedert sich in zwei Teile.

Der Erste regelt die allgemeinen Anforderungen an Fachverfahren für die automatisierte Ausführung der Geschäfte der kommunalen Haushaltswirtschaft. Allgemeine Anforderungen sind beispielsweise die wirklichkeitsgetreue und wiedererkennbare Darstellung von Daten, die Ermöglichung einer übersichtlichen Suche nach Geschäftsvorfällen, die Orientierung im Programm und die Speicherung und Verwaltung von Personendaten. Des Weiteren regelt dieser Teil der Verwaltungsvorschrift die Bescheidgestaltung, den Zugriffsschutz und die Datensicherung.

Der zweite Teil umfasst die Anforderungen des doppischen Finanzwesens für Fachverfahren in der kommunalen Haushaltswirtschaft. Bestandteile sind hier unter anderem die Kontensystematik, Haushaltsplanung, Buchführung, Zahlungsabwicklung und das Forderungs- und Vollziehungsmanagement. Darüber hinaus werden Regelungen bezüglich der Erstellung des Jahresabschlusses und der Bilanz getroffen sowie zur nachvollziehbaren Anlagenbuchhaltung in ihren einzelnen Bestandteilen (vgl. hierzu Ministerialblatt [MBl. NRW] Ausgabe 2020 Nr. 25 vom 24.09.2020, Seite 577 bis 610).

Für Zulassungsanträge, die vor dem 31.12.2020 gestellt werden, kann eine vorläufige Zulassung ausgesprochen werden. Dies soll die Fortführung der Geschäfte der kommunalen Haushaltswirtschaft ab dem Inkrafttreten der Zulassungspflicht gewährleisten und eine Rechtswidrigkeit wegen noch nicht vorliegender Zulassung durch die gpaNRW verhindern. Gleiches soll auch für Programme gelten, die bereits im kommunalen Bereich eingesetzt werden, sofern keine deutlichen Anhaltspunkte für eine Unzulässigkeit vorliegen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ihr Ansprechpartner:

Tharmarajah Chelliah, Dipl. Kfm., M.A., Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Geschäftsführer

Tharmarajah Chelliah

Dipl. Kfm., M.A., Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Tax Compliance Officer (C.H. BECK), Geschäftsführer

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